Buổi tập huấn được tổ chức theo hình thức trực tiếp tại Phòng Tra cứu tư liệu số - Thư viện, với sự tham gia của hơn 30 thầy cô là thành viên Tổ Công tác hành chính của nhà trường. Đây là cơ hội để các thầy cô được làm quen trực tiếp với Phần mềm Văn phòng điện tử ePNTU, giúp nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin theo định hướng chuyển đổi số của Thành phố và Chính phủ.
Ảnh 1. Toàn cảnh chương trình tập huấn sử dụng tính năng đăng ký phòng và đăng ký ô tô cơ quan trên Phần mềm Văn phòng điện tử ePNTU diễn ra tại Phòng Tra cứu tư liệu số - Thư viện.
Phần mềm Văn phòng điện tử ePNTU là sản phẩm chuyển đổi số theo Kế hoạch số 1801/KH-TĐHYKPNT ngày 07 tháng 7 năm 2024 và Kế hoạch số 104/KH-TĐHYKPNT ngày 17 tháng 01 năm 2024 của Trường Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch. Đây là giải pháp trọng tâm giúp trường thực hiện công tác quản trị Trường Đại học theo định hướng chuyển đổi số của Chính phủ, nhằm giúp nhà trường hoạt động theo tiêu chuẩn ISO, qua đó thực hiện cải cách hành chính. Phần mềm gồm nhiều tính năng thiết yếu như: quản lý công việc, trình ký online, văn thư lưu trữ, bản tin nội bộ, đặt lịch công tác, đăng ký phòng và đăng ký ô tô cơ quan.
Ảnh 2. ThS. BS. Phạm Công Danh giới thiệu về Phần mềm Văn phòng điện tử ePNTU và hướng dẫn các thao tác các tính năng của phần mềm.
Tại chương trình tập huấn, ThS. BS. Phạm Công Danh nhận định: “Việc ứng dụng Phần mềm Văn phòng điện tử ePNTU là một bước đi thiết thực và cấp thiết đối với công tác quản lý hành chính của nhà trường. Với các tính năng được phát triển phù hợp với nhu cầu vận hành các hoạt động hành chính, Phần mềm ePNTU không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp công tác điều hành của nhà trường trở nên chính xác, nhanh chóng và minh bạch hơn. Đặc biệt, phần mềm sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ vận hành các hoạt động hành chính khi Cơ sở 2 của nhà trường được đưa vào hoạt động trong năm tới.”
Ảnh 3, 4. Các chuyên viên kỹ thuật hỗ trợ và hướng dẫn các thầy cô sử dụng phần mềm.
Trong đợt tập huấn lần này, Văn phòng Trường tập trung hướng dẫn 2 tính năng là đăng ký phòng và đăng ký ô tô cơ quan. Các thầy cô trong Tổ Công tác hành chính của nhà trường được hướng dẫn thao tác thực tế trên môi trường QA mô phỏng, nơi tính năng của phần mềm được tái tạo và trình bày một cách sống động, giúp người tham gia có thể dễ dàng theo dõi và thực hành. Việc này không chỉ giúp các thầy cô làm quen với các tính năng của phần mềm mà còn tạo cơ hội để các thầy cô thực hành và tự mình trải nghiệm và nắm được quy trình các bước để đăng ký phòng cũng như đăng ký ô tô cơ quan như: hướng dẫn đăng nhập tài khoản Phần mềm Văn phòng điện tử ePNTU, truy cập tính năng đăng ký phòng/ đăng ký ô tô, nhập thông tin đăng ký, theo dõi và quản lý đăng ký phòng/ đăng ký ô tô đã tạo, xem lịch đăng ký, …
Buổi tập huấn được tổ chức nghiêm túc và hiệu quả, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành trực tiếp, giúp các thầy cô trong Tổ Công tác hành chính nắm vững quy trình và thao tác thành thạo việc sử dụng phần mềm đăng ký phòng và ô tô cơ quan. Nhờ đó, các thầy cô có thể đáp ứng tốt hơn các nhu cầu công việc tại các đơn vị, đảm bảo thực hiện chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
Bên cạnh đó, buổi tập huấn giúp cho nhóm phát triển phần mềm lắng nghe, ghi nhận những phản hồi từ phía người dùng nhằm cải thiện quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn ISO tiến tới xây dựng Quy trình thao tác chuẩn (SOP) cho các quy trình này. Ngoài ra, buổi tập huấn cũng là cơ hội chia sẻ những tâm tư, vướng mắc của đại diện đơn vị nhằm mục đích cải cách những thủ tục hành chính của nhà trường.
CN. Lưu Đình Phương Anh